Principekwesties: Digitalisering

10-3-2026

(Mijn bijdrage voor de rubriek "Principekwesties", Archievenblad (2025, nr. 3))

Voor de archivaris is (het) archief het object van interesse, ongeacht de verschijningsvorm. Toch heeft in onze praktijk de verschijningsvorm invloed op onze processen. Heden ten dage is die verschijningsvorm steeds vaker digitaal van aard. Maar wat betekent het om digitaal te zijn? En wat verstaan we in dat kader onder digitalisering?

De oudste en meest nauwe definitie van digitalisering is: de overgang van gegevens of informatie van een analoge naar een digitale vorm. Dit betekent dat gegevens in de basis worden uitgedrukt in reeksen van enen en nullen. Deze enen en nullen moet je primair symbolisch zien: een cd heeft putjes, ponskaarten en draaiorgelboeken(!) hebben gaatjes, en een klassieke harde schijf heeft secties die afzonderlijk magnetisch kunnen worden geladen. Het woord ‘digitaal’ is overigens afgeleid van het Latijnse digitus (en het Engelse digit), dat vinger betekent; en onze vingers gebruiken we van oudsher al om te tellen en te rekenen. De kleinste digitale eenheid, de bit (die dus 0 of 1 kan zijn), is weer een porte-manteau van binary digit.

Digitalisering en dataficering van archief

Maar als we het in 2025 hebben over digitalisering, dan hebben we het niet over het omzetten van informatie naar ponskaarten, maar naar een vorm waar computers (‘rekenaars’) iets mee kunnen. In de archiefsector staat digitalisering al sinds jaar en dag vooral gelijk aan het scannen en fotograferen van archief stukken, vooral ten behoeve van publicatie en raadpleging op het internet. Een omslag met stukken of een register wordt dan in digitale vorm vertaald naar een set van afbeeldingsbestanden. Zoals we allen weten komt er veel meer bij kijken, maar dit is de essentie.

Meer en meer maken we ook werk van het extraheren van gegevens uit deze bestanden: het herkennen van letters, cijfers, woorden en zinnen door middel van OCR (‘optical character recognition’) en HTR (‘handwritten text recognition’). Hoewel het digitale producten oplevert, wordt dit proces doorgaans niet onder het begrip digitalisering geschaard, omdat het gaat om technieken die worden toegepast op materiaal dat al een digitale vorm kent. Een begrip als dataficering dekt de lading hier dan beter.

Bredere definities

Maar digitalisering wordt wel op een andere manier breder geïn terpreteerd. Mettertijd is digitalisering ook gaan betekenen: het automatiseren van (werk)processen met behulp van digitale technologieën. Ook hier hebben we in ons vakgebied volop mee te maken gehad. Onze dienstverlening via studie zaal en per post is vervangen door dienstverlening via de website, e-mail, aggregatieplatforms en sociale media, en archieftoegangen drukken we niet meer af in boekvorm maar publiceren we via onze website. Niet alleen onze eigen processen en organisaties digitaliseren, ook die van onze zorgdragers en archiefvormers. Steeds vaker zijn de archieven die zij overbrengen digitaal van aard, met alle gevolgen van dien.

De meest brede interpretatie van het begrip digitalisering is de ontwikkeling in de maatschappij dat we steeds meer gebruik maken van computers, computerprogramma’s en data voor verschillende doeleinden en dat daarmee de maatschappij zelf ook van aard verandert.¹ Belangrijke voorwaarde voor deze ontwikkeling is natuurlijk dat informatie digitaal is en dat ook (werk)processen steeds meer digitaal van aard zijn. Denk in het kader van deze ontwikkeling aan zaken als hedendaags smartphonegebruik, digitale inclusie en beslissingen in organisaties die door algoritmes worden genomen.

Met het begrip digitalisering kunnen we dus drie verschillende doch samenhangende zaken aanduiden. In het Engels zijn daar passende begrippen voor: digitization (digitalisering van gegevens/informatie), digitalization (digitalisering van processen) en digital transformation (digitalisering van de maatschappij).² Voor ons betekent het dat de definitie van het begrip afhankelijk is van de context waarin het wordt gebruikt.

Noten

¹ De Sociaal-Economische Raad (SER) hanteert het begrip bijvoorbeeld als zodanig. Zie https://www.ser.nl/nl/thema/digitalisering/kansen-en-risicos (bezocht op 18-4-2025).
² J. Bloomberg, ‘Digitization, Digitalization, And Digital Transformation: Confuse Them At Your Peril’, Forbes (29 april 2018).

Archief en automatisering in de jaren '70. Vroege verkenningen in het Archievenblad

10-3-2026

(Oorspronkelijk gepubliceerd in: Archievenblad (2026, nr. 1))

Al in de jaren ’70 verschenen in het Archievenblad de eerste bespiegelingen over automatisering in het archiefwezen. De beloftes waren groot, maar de technologie was log, duur en beperkt toepasbaar. Toch zagen vooruitziende archivarissen in dat automatisering hun werk fundamenteel zou kunnen veranderen. Een blik op de verslaglegging van die tijd laat zien hoe scherp de eerste verkenningen waren en hoe actueel bepaalde vragen nog altijd zijn.

In het tweede artikel van zijn Digitaal geheugen-reeks¹ schrijft Roland Bisscheroux over de informatierevolutie die plaatsvond met de opkomst van de personal computer (pc). Die begon voorzichtig in de jaren ’70, maar kwam vooral op stoom in de jaren ’80. De introductie van de pc op het Nederlandse kantoor betekende ook de introductie van 'de computer' en van automatisering in het archiefwezen. Maar in de voorafgaande decennia tussen de Tweede Wereldoorlog en de jaren ’80 waren computers nog groot, duur, zeldzaam en niet gebruiksvriendelijk. Ze moesten worden bediend door specialisten, computertijd moest worden gereserveerd, invoer geschiedde middels ponskaarten en ze werden vooral gebruikt om (financiële) berekeningen te maken (to compute). Toch sijpelden ook in deze tijd al de beloften van automatisering door in ons collectieve bewustzijn en in het Nederlandse archiefwezen, zo leren we na een kleine zoektocht in ons eigen vakbladarchief.

Automatisering: twee aspecten

Automatisering was in deze periode nog maar een nicheonderwerp. En als het ter sprake kwam in het (Nederlandsch) Archievenblad, dan ging de aandacht (niet ten onrechte!) vooral uit naar automatisering in het kader van de archief vorming, ‘de administratie’. Permanent te bewaren informatie kwam op nieuwe dragers te staan waar archivarissen nog maar weinig ervaring mee hadden, zoals schijven en magneetbanden. Hoe moest men hiermee omgaan? Welke maatregelen moesten er worden getroffen en welke wetten en regelingen verdienden een opfrisbeurt? De tweede manier waarop archivarissen zich echter moesten gaan verhouden tot de opkomst van de automatisering had betrekking op het werk van de archivaris zelf. Wat zag men als kansen en uitdagingen voor de archiefpraktijk? Daar wil ik me met name op richten in dit artikel.

Deze twee aspecten van automatisering vinden we duidelijk terug in een verslag van een bijeenkomst in 1971 met ‘de computer’ als onderwerp. Voor het grootste deel gaat de discussie onder de archivarissen over de houdbaarheid van de nieuwe media, over de archiefwettelijke aspecten en over kwantitatief historisch onderzoek. Een klein deel van het vastgelegde gesprek gaat over de toegevoegde waarde van automatisering voor het werk van de archivaris, en dan vooral nog het ‘indiceren’ (nader toegankelijk maken). Scepsis voert nog de boventoon, want dergelijke automatisering kostte alsnog een hoop werk. De toenmalige gemeentearchivaris van Amsterdam, W.J. van Hoboken, verwoordde het zo: ‘Tenzij er een computer wordt gemaakt die oud schrift kan lezen en verwerken – spreker denkt hier aan 2,5 km notariële protocollen – blijven we zitten met het probleem hoe we de immense hoeveelheid gegevens uit de archieven tevoorschijn halen.’²

Anno 2026 timmert het Stadsarchief Amsterdam stevig aan de weg om dit specifieke probleem aan te pakken, met alle technologische middelen van nu, maar in 1971 moet dit nog onbegonnen werk hebben geleken. Dat automatisering werk kan besparen, maar ook werk kan opleveren, is een rode lijn in de discussies in deze tijd.

Investering versus opbrengst

De allereerste keren dat onderwerpen als ‘de computer’, ‘gegevensbestanden’ of ‘automatisering’ worden genoemd en besproken in het Archievenblad, betreffen voorbeelden en vakliteratuur uit het buitenland. Specifieker: het betreft vaak de Verenigde Staten, bakermat van veel informatietechnologie. Zo wordt in 1968 een aflevering van The American Archivist besproken die in het teken staat van de toepassing van auto ma tisering. De recensent citeert: ‘Once the information is properly put into the system, there would be little difficulty retrieving it on command. The great problem here is the amount of time spent in analyzing each document and translating the information it contains into machine-readable form.’³

De mogelijkheden die de nieuwe informatietechnologie biedt zijn interessant, maar de investeringen worden hier nog te hoog bevonden. Dat is ook heden ten dage een bekend probleem: informatietechnologie biedt veel mogelijkheden voor het toegankelijk maken van archieven, maar de machineleesbare gegevens moeten in de eerste plaats wel bestaan (lees: worden ingevoerd) en in de tweede plaats aan bepaalde vormvereisten voldoen om bruikbaar te zijn.

Eenzelfde constatering wordt gedaan door VAN-voorzitter R.A.D. Renting in een voordracht in 1970. Hij bespreekt de Amerikaanse vakliteratuur waarin de computer als ‘geschenk’ voor het archiefwezen wordt binnengehaald: ‘Alle interne gegevens van een archief zijn in een computer onder te brengen. De computer zal spoedig in staat zijn veel meer en gevarieerdere inlichtingen te verschaffen dan de traditionele inventarissen of gidsen, die – hoewel er soms jaren aan gewerkt is – een te eenzijdig karakter zouden hebben.’⁴ Optimistische geluiden uit het westen, kortom. En herkenbare beloften die nog altijd opgeld doen als nieuwe informatie technologieën hun intrede doen, denk achtereenvolgens aan de opkomst van het internet, web 2.0, linked data en kunst matige intelligentie. Elke technologie had – of heeft – het in zich om nieuwe vormen van toegankelijkheid te creëren, om (aspecten van) het archiefvak te transformeren.

Techoptimisme?

Ook lezenswaardig is het artikel ‘Archief en automatisering, probleem of oplossing?’ van J.D. Winsemius uit 1971. Hij schetst daarin ‘twee wegen van automatisering’. De eerste weg was het ‘automatiseren van het verschaffings- en opbergingsprocédé via liften- of glijbandensystemen’ met behulp van ‘toegekende coderingen’ en een daarop ‘afgestemd toetsen bord’. Naar mijn weten is een dergelijk volautomatisch archief depot (helaas) nog nooit gebouwd, maar we herkennen er wel de hightech distributiecentra van nu in. De tweede weg die Winsemius noemt betreft het ‘verschaffen van gegevens via een automatisch geheugen (information retrieval)’, waarbij hij onderscheid maakt tussen het opvragen van vindplaats gegevens van een object (reference retrieval), het object zelf (object retrieval) en gegevens uit het object (data retrieval). Hoewel hij dit artikel schreef in een tijd van ponskaarten en magneet banden, zijn deze drie functies nog altijd zeer toepasbaar op onze dagelijkse praktijk binnen de archiefinstelling. Het artikel bevat nog enkele waarschuwende woorden die niet aan actualiteitswaarde hebben ingeboet: ‘De verheerlijking van de techniek heeft in het algemeen een onbe grensd en derhalve ongefundeerd vertrouwen in de techniek geschapen. Vele dingen zijn wel mogelijk, maar lang niet alle dingen zijn nuttig.’⁵ Winsemius zal in zijn tijd ook genoeg techoptimisme hebben bemerkt om tot deze woorden te zijn gekomen. Hoewel de automatisering zich nog in een vroeg stadium bevond, droeg de ontwikkeling al bepaalde beloften in zich. Het was zaak om echter niet meegesleept te worden in al te grootse vergezichten en om de ogen op de bal te houden: wat is van nut voor de archivaris?

Werkgroep en commissie

Uiteindelijk lijkt er niet veel concreet te zijn opgepakt in deze jaren. In 1972 richtte het VAN-bestuur een ‘werkgroep automatisering’ op. Deze werkgroep bracht in 1973 verslag uit in het Archievenblad, met name over ‘het archiefkarakter van computerbescheiden en de daaruit voortvloeiende consequenties’, bijvoorbeeld op het gebied van archiefvorming, selectie, vernietiging en preservering. Van de acht aanbevelingen gaat er eentje over het werk van de archivaris zelf: er wordt aanbevolen om ‘een studiecommissie in te stellen, met als taak de mogelijkheden te onderzoeken van computer gebruik voor de [..] archieven zelf. [Bijvoorbeeld] indicering en inventarisatie (generale index).’⁶

Hierna werd nog een ‘commissie automatisering’ ingesteld die in 1977 een rapport uitbracht. De conclusies richtten zich volledig op automatisering door ‘de administratie’ en hoe het archiefwezen hiermee om diende te gaan.⁷ Van een commissie die studie moest maken van nut en noodzaak van automatisering voor het archiefwerk is in de jaren erna niets terug te vinden.

Epiloog

Het zou tot begin jaren tachtig duren voordat in het onderwerp weer leven wordt geblazen (wanneer de pc wijdverbreid wordt ingezet). Vanaf dan zien we meer en meer relevante artikelen in het Archievenblad verschijnen, vele malen meer dan we in de jaren ’70 hebben gezien. Denk aan uitgebreide verslagen van studiedagen⁸, evaluaties van gebruikte informatiesystemen (bijv. RAPIDE, MAIS en askSam)⁹ en stukken over thesaurus bouw¹⁰, een te bouwen geautomatiseerd nationaal archieven overzicht¹¹ en meer.

Noten

¹ Roland Bisscheroux, ‘Digitaal geheugen (deel 2). De informatierevolutie’, Archievenblad (2024), nr. 5, p. 24-27.
² H.W. van Veldhuizen, ‘Archief en computer. Verslag van de bijeenkomst te Rotterdam, 29 november 1971’, Nederlandsch Archievenblad (1972), p. 21-29.
³ J.H. van den Hoek Ostende, ‘The American Archivist’, Nederlandsch Archievenblad (1968), p. 243-244.
⁴ ‘Jaarrede van de voorzitter van de VAN, drs. R.A.D. Renting, uitgesproken op de leden vergadering in het Slot te Zeist op 28 januari 1970’, Nederlandsch Archievenblad (1970), p. 101-112.
⁵ J.D. Winsemius, ‘Archief en automatisering, probleem of oplossing?’, Nederlandsch Archievenblad (1971), p. 275-277.
⁶ ‘Mededelingen van het bestuur’, Nederlandsch Archievenblad (1973), p. 241-243.
⁷ ‘Rapport van de Commissie Automatisering van de Vereniging van Archivarissen in Nederland’, Nederlandsch Archievenblad (1977), p. 119-122.
⁸ ‘Andere toegangen naast de klassieke inventaris voor archieven van de negentiende en twintigste eeuw’ en ‘Automatisering van archieftoegangen’, verslag van de studiedagen op 5 en 6 november 1981 in het Nederlands Congresgebouw te ’s-Gravenhage, Nederlandsch Archievenblad (1982), p. 385-438.
⁹ P. Soetaert, ‘De archieftoepassingen van het geïntegreerd informatiesysteem RAPIDE in het Katholiek Documentatie Centrum te Nijmegen’, Nederlandsch Archievenblad (1982), p. 472-482; J. Hofman, ‘Het Micro-Archief-Inventarisatie-Systeem MAIS. Een eerste evaluatie’, Nederlandsch Archievenblad (1987), p. 298-302; B.J. van der Saag, ‘Automatiseringstoepassingen bij het gemeentearchief GOUDA op basis van het programma askSam’, Nederlandsch Archievenblad (1989), p. 325-330.
¹⁰ ‘Thesaurusbouw, advies van de projectgroep “Thesaurus” aan de Stuurgroep Automatisering van de Vereniging van Archivarissen in Nederland’, Nederlandsch Archievenblad (1983), p. 154-164.
¹¹ ‘Geautomatiseerd archievenoverzicht. Eindrapport van de projectgroep’, Nederlandsch Archievenblad (1985), p. 227-236.

Principekwesties: Datamanagement

29-12-2025

(Mijn bijdrage voor de rubriek "Principekwesties", Archievenblad (2025, nr. 6))

Werken in een archiefinstelling in 2025 betekent werken met data. Inventariseren, depotbeheer, vernietiging, overbrenging, automatische transcriptie, preservering: overal komt data aan te pas. We horen ook steeds vaker begrippen en slogans langskomen als ‘datagedreven werken’ of ‘data is de nieuwe olie’. Maar wat is data precies, wat maakt het waardevol en hoe moeten we ermee omgaan? Om deze vragen te beantwoorden kijken we naar het begrip ‘datamanagement’.

Eerst iets over de term ‘data’. De begrippen ‘data’ en ‘gegevens’ worden meestal gebruikt als synoniemen van elkaar. Omdat ons taalgebruik op het gebied van informatietechnologie sterk is beïnvloed door de VS, wordt van oudsher ‘data’ gebruikt. In Nederlandse standaarden op het gebied van informatiebeheer wordt steeds vaker de voorkeur gegeven aan ‘gegevens’.¹ In deze bijdrage wordt met name ‘data’ gehanteerd, in lijn met het thema van deze editie.

Definities

Voor een vaak gebruikt begrip als ‘data’ circuleren er veel verschillende definities. Zo geeft de Dikke Van Dale van ‘gegeven’ de klassieke en algemene definitie: ‘een bekend feit waaruit je gevolgtrekkingen kunt maken’. Ook andere definities winnen terrein, zoals het NORA Begrippenkader: ‘vastgelegde waarneming of bewering over een eigenschap van een object’.² Deze definities benadrukken dat data iets vastleggen en feiten representeren.

Data creëren waarde. Archiefinstellingen gebruiken data om processen te verbeteren en gebruikers te helpen. Omdat data waardevol is, wordt het wel ‘de nieuwe olie’ genoemd, maar er is meer nodig dan alleen data: er is ook datamanagement nodig. Volgens de NORA betekent datamanagement: ‘alles wat er nodig is om medewerkers en systemen te voeden met de juiste gegevens om hun werk te doen’.³ Het DAMA-DMBOK-raamwerk levert een meer uitvoerige definitie: ‘de ontwikkeling, uitvoering en monitoring van plannen, beleid, applicaties en processen die ervoor zorgen dat de waarde van data kan worden benut, beheerd, beschermd en ontwikkeld’.⁴ In samenhang met een datastrategie, ontwikkeling van datageletterdheid en datagovernance (regels, beleid en procedures op het gebied van data) zorgt datamanagement ervoor dat het maximale uit data kan worden gehaald.

Kennisdomeinen

Maar wat komt er zoal kijken bij datamanagement? Het DAMA-DMBOK-raamwerk is een initiatief dat probeert alle componenten van datamanagement in samenhang te beschrijven.⁵ Het onderscheidt tien kennisdomeinen: datamodellering (structuur van data onderling), dataopslag, databeveiliging, data-integratie en interoperabiliteit, documentmanagement, referentie- en masterdata (terminologiebron- en stamgegevens), business intelligence (dashboarding), metadata, datakwaliteit en data-architectuur. Een aantal van deze domeinen verdient eigenlijk een eigen bijdrage binnen deze rubriek; verdere uitleg ervan voert hier helaas te ver.

Besluit

Er zijn verschillende redenen waarom datamanagement belangrijker wordt voor archieven. Allereerst groeit de hoeveelheid data door digitalisering en automatische transcriptie. Ten tweede groeit onze behoefte om (in digitale archieven) op een steeds lager niveau gebruiksrechten en openbaarheidsbeperkingen toe te kennen. Ten derde beschouwen en behandelen we onze archief- en nadere toegangen ook steeds meer als data(sets), bijvoorbeeld in het kader van de overgang naar Records in Contexts. Ten vierde willen we op verschillende gebieden gebruikmaken van kunstmatige intelligentie om onze eindgebruikers ten dienste te zijn. Om grip te houden op deze ontwikkelingen, moeten we grip houden op onze data: dat is de kern van datamanagement.

Noten

¹ Denk bijvoorbeeld aan de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) of het DUTO-raamwerk.
² https://www.noraonline.nl/wiki/Begrip:Id-91135153-053a-4312-282a-5484861d6a66 (bezocht d.d. 20-10-2025).
³ https://www.noraonline.nl/wiki/Gegevensmanagement (bezocht d.d. 20-10-2025).
⁴ Henderson (red.), DAMA-DMBOK: Data Management Body of Knowledge (2017), p. 17.
⁵ Voor meer informatie over het raamwerk, zie bijvoorbeeld https://nl.wikipedia.org/wiki/Data_Management_Association (bezocht 20-10-2025).

Principekwesties: Openbaarheid

9-4-2025

(Mijn bijdrage voor de rubriek "Principekwesties", Archievenblad (2025, nr. 1))

Anno 2024 bestaat er voor ons geen grotere vanzelfsprekendheid dan dat de archieven in onze archiefbewaarplaatsen in principe openbaar zijn. De openbaarheid van archieven vormt de kern van het openbaar archiefwezen. Omdat dit zo vanzelfsprekend is zien we in de praktijk dat als er wordt gesproken over openbaarheid het al snel gaat over waarom bepaalde archieven of archiefstukken niet openbaar mogen zijn.

De Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen definieert openbaarheid als de ‘toestand van archiefbescheiden waarbij ieder met inachtneming van bij of krachtens de wet vastgelegde beperkingen bevoegd is deze te raadplegen en daarvan of daaruit reproducties, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of te laten maken.’ Aan termen als ‘bevoegd’ zien we direct dat we hier te maken hebben met een juridisch concept: er zijn rechten en plichten aan verbonden. Ook hier gaat het concept openbaarheid direct gepaard met mogelijke beperkingen eraan.

Geschiedenis

Openbaarheid is een archiefrechtelijk concept waar een stukje geschiedenis aan vastzit. Het is een product van de Verlichting en de Franse Revolutie. De overheid diende vanaf toen verantwoording af te leggen van zijn beleid en de burger moest in staat worden gesteld om de overheid te controleren. De openbaarheid van archieven moest dit mogelijk maken. Tot zover de wens. De praktijk was dat de openbaarheid van archieven pas in 1829 wettelijk werd geregeld in Nederland. Daadwerkelijke inzage kregen echter alleen nog ‘bekende en vertrouwde personen, die in het algemeen belang geschiedkundige naspeuringen wenschen te doen’. Pas na het verschijnen van de Archiefwet van 1918 werd de openbaarheid van archieven een daadwerkelijk recht van iedere burger.

Dat recht werd herhaald in de Archiefwet 1962. En later ook in de nu nog geldende Archiefwet 1995, artikel 14: ‘De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16 en 17, openbaar.’ Maar beperkingen aan die openbaarheid kunnen soms nodig zijn. In artikel 15 worden de bekende gronden genoemd op basis waarvan overheidsarchieven kunnen worden beperkt in openbaarheid: (1) de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, (2) het belang van de Staat of zijn bondgenoten en (3) de onevenredige benadeling van een ander belang. Particuliere archieven in openbare archiefbewaarplaatsen kunnen worden beperkt in openbaarheid op basis van een overeenkomst met de zorgdrager; dit is geregeld in artikel 16.

Openbaarheid en overbrenging

Als een archief niet berust bij een openbare archiefbewaarplaats kan het niet eenvoudig worden ingezien door de burger. Openbaarheid is daarom ook afhankelijk van de overbrenging van archief. Pas met de Archiefwet 1962 werd er geregeld dat archieven die na het ancien régime werden gevormd ook moesten worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats; daarbij gold een overbrengingstermijn van vijftig jaar na afsluiting dossier. Die termijn is met de Archiefwet 1995 teruggebracht naar twintig jaar en wordt met de nieuwe Archiefwet teruggebracht naar tien jaar. Op het eerste gezicht een gunstige ontwikkeling, ware het niet dat de nieuwe Archiefwet het ook eenvoudiger dreigt te maken voor archiefvormers om ‘ontheffing van overbrenging’ te krijgen en daarmee archieven te onttrekken aan de openbare archiefbewaarplaats en het daarbij behorende openbaarheidsregime. Met funeste gevolgen voor de openbaarheid van archieven.

Openbaarheid en publicatie

Verder moet er een belangrijk (en steeds belangrijker) onderscheid worden gemaakt tussen openbaarheid van overheidsinformatie en publicatie ervan. Dit onderscheid wordt door de leek niet altijd direct gezien of gemaakt. Een archiefstuk kan openbaar zijn en daarmee vrij te raadplegen bij de archiefbewaarplaats, maar dat betekent niet dat het (na eventuele digitalisering) online kan worden geplaatst ofwel kan worden gepubliceerd. Dit is een extra verwerking die in strijd kan zijn met privacyregelgeving of met het auteursrecht.

Noten

¹ A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003), lemma 165.
² J. Kompagnie, ‘Woord vooraf’ in: M. Bruggeman e.a. (red.), Openbaarheid: in historisch en hedendaags perspectief (2008), p. 10-12.
³ M. van Tricht, ‘Nieuwe Archiefwet verslechtert positie burger’, Binnenlands Bestuur, 15 september 2023. Online: https://www.binnenlandsbestuur.nl/juridisch/nieuwe-archiefwet-niet-controversieel-verklaard (bezocht d.d. 20-12-2024).

Principekwesties: Metadata

9-4-2025

(Mijn bijdrage voor de rubriek "Principekwesties", Archievenblad (2024, nr. 4))

‘Vergaderstukken’, ‘Niet openbaar tot 1-1-2025’, ‘16 omslagen’, ‘Regestnummer 1337’, ‘MIMETYPE=‘image/tiff’: zomaar enkele bekende voorbeelden van metadata. Letterlijk betekent metadata ‘data over data’, ofwel ‘gegevens die iets zeggen over gegevens’. Dat klopt wel, maar is ook een iets te algemene definitie van metadata.

De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) geeft al een iets concretere definitie: ‘gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven’. Deze definitie is op zijn beurt weer gebaseerd op de definitie van NEN-ISO 15489 die het nog niet over ‘informatie’ heeft, maar over ‘archiefbescheiden’.¹ Het begrip metadata komt uit het (sterk door de VS beïnvloede) domein van de informatietechnologie: een reden waarom we het vaak hebben over meta-data in plaats van over meta-gegevens. Moderne standaarden op het gebied van informatiebeheer lijken inmiddels steeds vaker de voorkeur te geven aan ‘metagegevens’.²

Categorieën metadata

Er kan onderscheid worden gemaakt tussen verschillende categorieën metadata. Meestal worden gehanteerd: (1) beschrijvende metadata: gegevens die de inhoudelijke kenmerken van informatieobjecten vastleggen en ze identificeerbaar maken (denk aan titelbeschrijvingen en dateringen); (2) structurele metadata: gegevens die betekenis geven aan de relaties binnen en tussen informatieobjecten (denk aan aggregatiebeschrijvingen en pagineringen); (3) administratieve metadata: gegevens die nodig zijn voor het beheer van informatieobjecten (denk aan bewaartermijnen, licenties en openbaarheidsbeperkingen); en (4) technische metadata: gegevens die de technische eigenschappen van digitale informatieobjecten vastleggen (denk aan bestandstypen en bestandsgroottes).

Metadateren, toen en nu

Metadata als concept is ouder dan het woord metadata. Metadata hoeven niet alleen te bestaan uit enen en nullen binnen een informatiesysteem, maar kunnen ook een fysieke verschijningsvorm aannemen. In de bibliotheek van Alexandrië werden al labels met informatie over de auteur, de titel en het onderwerp aan de rollen papyrus gehecht.³ En denk ook aan de middeleeuwse en vroegmoderne praktijk om dorsale aantekeningen aan te brengen op charters, of aan opschriften van lades waar charters in werden geborgen.

Archivarissen zijn in feite al van oudsher bezig met metadateren, hoewel dat nog niet zo werd genoemd ten tijde van Muller, Feith en Fruin – hun Handleiding betrof nog ‘het ordenen en beschrijven van archieven’. Maar de klassieke gedrukte archiefinventaris kunnen we zien als een gestructureerde aaneenschakeling van metadata die iets zeggen over de fysieke stukken in het archiefdepot. Na de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven heeft de moderne archivaris nu meer aan een Handleiding voor het metadateren van procesgebonden informatie. Het inventariseren van archieven valt daar nog altijd onder, maar denk ook aan het genereren van preserveringsmetadata, het koppelen en annoteren van digitale afgeleiden en het cureren van door kunstmatige intelligentie gegenereerde transcripties.

Context

Voor archief worden metadata alsmaar belangrijker. Eenzelfde conclusie trokken we ook al bij de behandeling van het begrip ‘context’ in deze rubriek.⁴ Archief wordt gedefinieerd door zijn context; het is procesgebonden informatie. De context van (en metadata betreffende) het papieren archiefstuk zijn vaak te herleiden van het stuk zelf en de fysieke berging, maar de context en metadata van digitaal archief moeten vaak (handmatig dan wel geautomatiseerd) worden vastgelegd in het omringende archiveringssysteem. Door toenemende digitalisering groeit het belang van het duurzaam toekennen en beheren van metadata.

Noten

¹ https://www.noraonline.nl/wiki/Metagegevens_(Begrip) (bezocht 14-06-2024).
² Bijvoorbeeld het recent gepubliceerde DUTO-raamwerk, zie: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/module-3-generiek-deel (bezocht 14-06-2024).
³ https://en.wikipedia.org/wiki/Zenodotus (bezocht 14-06-2024). (bezocht 14-06-2024).
⁴ R. van de Giessen, ‘Principekwesties. Context’, Archievenblad (2023), nr. 1, p. 15.

Principekwesties: Objectiviteit/neutraliteit

9-4-2025

(Mijn bijdrage voor de rubriek "Principekwesties", Archievenblad (2024, nr. 2))

Objectiviteit en neutraliteit, binnen ons vakgebied nastrevenswaardige idealen. Zo lezen we in onze beroepscode: '[d]e objectiviteit en de onpartijdigheid van de archivaris zijn een maatstaf voor zijn vakbekwaamheid'.¹ Maar wat betekent het om objectief te zijn en onpartijdig? Of om ernaar te streven? Hoe verhouden de begrippen zich tot ons vakgebied en ons werk?

We gaan terug naar de oorsprong van de geschiedwetenschap en de archivistiek. De verwetenschappelijking van de geschiedschrijving in de negentiende eeuw ging gepaard met een vergrote waardering van het archief. Het kritisch bestuderen daarvan zou leiden tot de objectieve reconstructie van de geschiedenis, “zoals deze werkelijk geweest is”. Deze zogeheten positivistische methode is gebouwd op de veronderstelling dat het archief zelf een neutraal en representatief product van het verleden is.

Met het ontstaan van de geschiedwetenschap werd ook een zwengel gegeven aan de professionalisering van de archivaris, met als hoogtepunt de codificatie van het vak in de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven uit 1898. Een archief is volgens de Handleiding niet zomaar een willekeurige verzameling van documenten maar 'een organisch geheel, een levend organisme, dat volgens vaste regelen groeit, zich vormt en vervormt'.² Een archief is in deze visie de objectieve neerslag van het handelen van een organisatie door de tijd heen.

Na alweer enige decennia aan antropologisch, geschiedkundig en archiefwetenschappelijk debat, weten we dat archieven allesbehalve passieve neerslag zijn. Archief krijgt vorm als proactief instrument: documenten worden door archiefvormers aangemaakt, gebruikt en bewaard met een specifiek doel binnen een bepaalde sociale en culturele context. Wat wordt vastgelegd staat niet gelijk aan wat er is gebeurd.³ Archivarissen maken ook deel uit van een sociale en culturele context; het is daarom onvermijdelijk dat de manieren waarop archivarissen waarderen, selecteren, ordenen en beschrijven alles behalve waardevrij zijn. Terecht stelt Theo Thomassen daarom dat archivarissen ‘niet alleen archieven afbeelden, maar ook [..] constitueren, modelleren en interpreteren.’⁴

Randall Jimerson onderschrijft dat ook in zijn boek Archives Power. Hij zet de aanzienlijke rol uiteen die archieven spelen bij machtsuitoefening binnen maatschappijen en concludeert dat archivarissen hiervan maar matig bewust (willen) zijn en zich liever een aura van neutraliteit aanmeten. Maar neutraal willen blijven binnen een context van machtsuitoefening betekent impliciet partij kiezen voor de partij die al macht bezit en uitoefent, zo redeneert Jimerson. Hoe onpartijdig is de archivaris dan nog?⁵ Aan de andere kant: wat betekent het voor de archivaris om een meer maatschappelijke rol in te nemen?

Noten

¹ https://web.archive.org/web/20240222202653/https://archiefdagen.nl/wp-content/uploads/2022/03/Beroepscode-voor-archivarissen.pdf
² S. Muller , J.A. Feith & R. Fruin, Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1920) p. 5-6.
³ Trace, ‘What is recorded is never simply ‘what happened’: record keeping in modern organizational culture’, Archival Science, vol. 2 (2002) p. 137-159.
⁴ Th. Thomassen, ‘Archiefvormers en archivarissen als auteurs’ in: P. Horsman & C. Streefkerk (red.), Archieven in het geding. Een Pak van Sjaalman voor Eric Ketelaar bij zijn afscheid als hoogleraar archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam op 28 mei 2009 (2009) p. 107-119, aldaar p. 118.
⁵ R.C. Jimerson, Archives Power (2009), p. 131-140.

De Tech Coup (recensie)

7-2-2025

(Recensie van mijn hand, Archievenblad (2025, nr. 1)

De afgelopen jaren is steeds duidelijker geworden dat de ontwikkelingen op het gebied van informatietechnologie niet alleen emanciperend kunnen werken, maar ook ontwrichtend en zelfs onderdrukkend. Denk aan de handel in persoonlijke gegevens, gemanipuleerde verkiezingen, gehackte overheidsinformatiesystemen, massasurveillance, desinformatie en de uitholling van het publieke debat. Technologiebedrijven zijn groter, rijker en machtiger dan ooit en de burger en de democratie delven het onderspit, zo stelt Marietje Schaake in haar boek De Tech Coup.

Schaake was van 2009 tot 2019 lid van het Europees Parlement en is nu verbonden aan het Cyber Policy Center van Stanford. Als Europarlementariër hield ze zich al bezig met informatietechnologie en de regulering ervan. In De Tech Coup ondersteunt Schaake haar betoog met interessante voorbeelden uit de praktijk van politiek en beleidsvorming. Daarmee wordt bijvoorbeeld duidelijk hoe lobbywerk in de praktijk gaat, hoe beleidsmakers zich soms laten beïnvloeden door succesvolle framing en hoe technologiebedrijven daarmee ontkomen aan regulering. Met als resultaat dat er voor een van de grootste economische sectoren van democratische landen bijna geen effectieve regelgeving bestaat.

Libertaire visie

In De Tech Coup beschrijft Schaake het probleem dat voor ons ligt van meerdere kanten. Allereerst schetst ze een algemene geschiedenis van het internet en de (niet-)regulering ervan tot nu toe. Beleidsmakers in democratische landen schaarden zich lange tijd unaniem achter de libertaire visie van Silicon Valley dat de overheid innovatie niet dient te smoren door technologie beleid te voeren. Maar omdat internet en informatie technologie een steeds grotere rol zijn gaan spelen in de levens van burgers, is de macht van ongekozen bedrijfsstrategen en ingenieurs toegenomen. Overheden hebben verzuimd hun verantwoordelijkheid te nemen, zo betoogt Schaake.

Veel van onze vitale technische infrastructuur wordt ontwikkeld en beheerd door private partijen. Denk aan de productie van microchips, de aanleg van internetkabels en aan datacenters. Waar onze fysieke infrastructuur (wegen, riolering et cetera) om goede redenen veelal in publieke handen is, geldt dat momenteel niet voor de digitale, met alle risico’s van dien. Dan is er cybersecurity: de beveiliging van digitale infrastructuur en software. Dit is nu nog vooral een verdienmodel en geen overheidsbeleid: in het geval van succes worden er bedrijfs winsten geboekt en in het geval van falen betaalt de maatschappij de prijs. Schaake maant overheden hun fundamentele taak, het zorgen voor (digitale) veiligheid, weer serieus te gaan nemen.

Schaake kraakt verder enkele kritische noten over ontwrichtende technologieën en praktijken, zoals crypto valuta, gezichtsherkenningstechnologieën en de grootschalige verwerking van databases met (persoons)gegevens. Als ze ongereguleerd blijven, dan tast dat de rechten van burgers aan. In het geval van militair beleid en de organisatie van verkiezingen ziet ze hoe digitale technologieën bijdragen aan de uitholling van democratieën en hun soevereiniteit. In de Europese Unie, de Verenigde Staten, China en India ziet ze machtsblokken met van elkaar verschillende wet- en regelgevingsmodellen voor technologie. De sombere conclusie van Schaake is dat de democratieën aan het verliezen zijn. Digitalisering heeft autoritaire regimes meer macht gegeven, terwijl democratische landen naïef blijven hopen dat vrije markten zullen leiden tot vrije samenlevingen.

Oplossingsrichtingen

De Tech Coup sluit af met de enige juiste vraag: wat kunnen we eraan doen? Allereerst moeten het publieke belang en de democratie de leidende kaders gaan vormen voor de ontwik keling en het gebruik van technologieën. Schaake doet meerdere voorstellen om het tij te keren. Zo moet in wet- en regelgeving de focus komen te liggen op de effecten van techno logieën. Op die manier lopen beleidsmakers niet langer structureel achter op de ontwikkelingen. Het voorzorgsbeginsel, dat bijvoorbeeld geldt bij de ontwikkeling van farmaceutica, moet ook op technologie worden toegepast: de gevolgen van risico’s moeten te overzien zijn voordat we ze nemen. Specifieke antidemocratische praktijken en technologieën moeten simpel weg aan banden worden gelegd: spyware, datahandel, gezichtsherkenning en cryptovaluta. Technologiebedrijven moeten transparanter worden in hun doen en laten. Overheden moeten hun inkoopmacht gebruiken om goede technologieën en praktijken te stimuleren, investeren in eigen technische kennis en talenten, en werk maken van een publieke digitale infrastructuur. We moeten erkennen dat een systemisch probleem vraagt om systemische oplossingen. Schaake heeft deze problemen goed uiteengezet en enkele interessante oplossingsrichtingen gegeven.

Principekwesties: Context

28-2-2024

(Mijn bijdrage voor de rubriek "Principekwesties", Archievenblad (2023, nr. 1))

In de vorige editie besteedden we aandacht aan het respect des fonds-principe: de bewijs- en (historisch) informatiewaarde van archief hangt samen met de context waarin het is gecreëerd en gebruikt. En de moderne definitie van archief is ‘procesgebonden informatie’, informatie die alleen geïnterpreteerd kan worden dankzij zijn relatie met het (werk)proces. Archief onderscheidt zich juist door de binding ervan aan zijn context. Maar wat bedoelen we eigenlijk als we het hebben over context?

Het begrip ‘context’ is een relatieve nieuwkomer in ons vakgebied. Het is van oorsprong een begrip uit de taalwetenschap. Het begrip had toen een vrij strikte betekenis: een tekst die betekenis geeft aan een andere tekst. Vanaf de jaren ’60 vindt het begrip ook ingang in andere wetenschappelijke disciplines zoals de filosofie en de sociologie, en vanaf de jaren ’90 in de archivistiek. De betekenis verbreedde tot: de totale omgeving die betekenis aan geeft aan iets.

Het eerste hoofdstuk van de Handleiding refereerde al aan de ontstaanscontext: ‘Een archief is het geheel der geschreven, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten’ . Maar context beschouwen we inmiddels een stuk breder. De vraag doemt dan wel op: hoe breed eigenlijk? Het laatste woord over dit problem of context is nog niet uitgesproken. Hans Hofman noemde dit treffend het ‘uitdijend heelal van context’. Hij heeft een bruikbaar model gemaakt om het contextbegrip af te bakenen. Hij onderscheidt drie soorten context: (1) de (klassieke) ontstaanscontext (onderverdeeld in functionele, organisatorische, juridische, procedurele en technische context), (2) de context van het beheer (beheersregime, samenhang tussenarchiefstukken en (alweer) technische context) en (3) de context van het gebruik.

Daarnaast kent archief ook een bredere context die invloed uitoefent op bovengenoemde soorten context. Mensen creëren, beheren en gebruiken namelijk archief binnen een bepaalde sociaal-culturele context die effect heeft op hun denken en handelen. Het begrijpen van die historisch veranderlijke context helpt bij het begrijpen van de ontstaanscontext, de beheerscontext en de gebruikscontext van archief en uiteindelijk van het archiefstuk zelf.

Door automatisering en digitalisering is het contextbegrip meer gangbaar geworden in de archiefwereld. De reden hiervoor is het verschil tussen digitaal en analoog archief. Waar de context van het papieren archiefstuk vaak is af te lezen van het stuk zelf (denk aan stempels, aantekeningen, de fysieke plaatsing), geldt dat niet voor het digitale archiefstuk; de context moet eerder worden gevonden in het informatiesysteem (en het bredere archiveringssysteem). Het definiëren en (incrementeel) vastleggen van de context is daarmee een dringender zaak geworden.

The Filing Cabinet (recensie)

14-4-2022

(Recensie van mijn hand, Archievenblad (2022, nr. 2)

Soms zien we er nog eentje ergens staan: zo'n robuuste metalen archiefkast. Een reliek uit het verleden waar we verder niet veel intellectuele aandacht aan besteden. In zijn fascinerende boek The Filing Cabinet: A Vertical History of Information toont auteur Craig Robertson aan dat dit onterecht is. Zijn steling is dat de geschiedenis van de 20e eeuw wordt bepaald door de geschiedenis van informatie, en dat de geschiedenis van informatie in de 20e eeuw niet te schrijven is zonder de archiefkast te behandelen.

Verticaliteit, integriteit en kastlogica

Robertson behandelt eerst de materiële eigenschappen van de archiefkast in drie hoofdstukken over verticaliteit, integriteit en kastlogica (cabinet logic). Het boek begint met de parallel tussen de archiefkast en de wolkenkrabber: beide werden in het begin van de 20e eeuw gezien als symbolen van kapitalisme, efficiëntie en moderniteit. Er is niet alleen een gedeelde symboliek, maar ook een gedeelde logica: uniforme, modulaire en dus gestructureerde opstapeling ten behoeve van toegankelijkheid en consistentie. De verticaliteit diende de efficiëntie. De introductie van de archiefkast markeerde ook een ommezwaai in de organisatie en indeling van kantoorruimten en in de functie en vorm van het individuele bureau.

In de vele reclameuitingen die de auteur opvoert spelen de betrouwbaarheid en integriteit van de archiefkast een grote rol. Allereerst blijkt dat uit de nadruk op de constructie (staal in plaats van hout; Built Like a Skyscraper). Ten tweede uit de bezwering dat de losse stukken - voorheen gebundeld in boeken - veilig op hun plaats zouden blijven. Dit was belangrijk voor verantwoording en bewijsvoering: voorheen werd de integriteit van informatie gegarandeerd door de onomkeerbare bundeling van stukken in boeken, na de introductie van losbladige registers en archiefkasten moest die integriteit worden gewaarborgd door de consistentie en kwaliteit van het (archiverings)systeem.

Vervolgens gaat Robertson in op het interieur van de archiefkast, specifieker op de uitvinding en ontwikkeling van scheidingswanden, compressors, dossiermappen, tabs en de standaardisering van papierafmetingen. Deze nieuwe technologieën moesten de inhoud van de archiefkast segmenteren (kastlogica) en dienden de verticale organisatie van informatie en de integriteit ervan.

Granulaire zekerheid

Het begrip granulaire zekerheid (granular certainty) staat centraal in het vierde hoofdstuk en blijft een vitale rol spelen in de rest van het boek: er wordt de logica mee bedoeld dat des te meer iets wordt gesegmenteerd in kleinere eenheden, des te groter de reductie in benodigde menselijke kennis in de omgang ermee en des te efficiënter het (werk)proces. De logica is dezelfde als die van eigentijdse fenomenen als het scientific management van Frederick Taylor en de lopende band van Henry Ford. In het kader van archivering betekende granulaire zekerheid het hanteerbaar maken van kennis en het omvormen ervan tot uniforme eenheden, tot informatie. Dit zodat het beter opgeslagen, gevonden, begrepen en aan elkaar gekoppeld kon worden binnen een (archiverings)systeem. Op die manier vergrootten bedrijven de controle over productie, distributie en consumptie. De informatietechnologie die dit mogelijk maakte was de archiefkast.

De volgende drie hoofdstukken gaan dieper in op de uitwerking van deze moderne ideeën over systeem, efficiëntie en granulaire zekerheid op het arbeidsproces, genderverhoudingen en het huishouden. De archiefkast werd gezien als een machine, als een 'automatisch geheugen': het was niet meer nodig om informatie te onthouden of zelfs om te onthouden waar deze informatie is te vinden, want de logica van de archiefkast en het archiveringssysteem dicteerden waar de informatie zich bevond. Voor de arbeidsdeling in deze tijd betekende dit het ontstaan van een nieuwe klasse van ongeschoolde kantoorarbeiders, steeds vaker meisjes en vrouwen. De disciplinering van (witte, vrouwelijke, ongeschoolde) kantoorarbeiders aan de hand van ideeën over systeem, efficiëntie en procedure betekende een opvoeding in middenklassewaarden. In zijn laatste hoofdstuk laat Robertson zien hoe die ideeën doorwerkten in het huishouden. Uiteraard in de opslag van persoonlijke papieren, maar ook in andere vormen van opslag zoals keukenkasten en in de organisatie van het huishouden zelf. Systeem, efficiëntie, procedure, granulaire zekerheid: Robertson toont aan dat deze ideeën, die ten grondslag lagen aan de ontwikkeling van de archiefkast, dermate sterk resoneerden dat ze doorwerkten tot in de privésfeer.

Bereik en methodiek

Dit op het eerste gezicht eigenaardige boek over een onbeduidend object blijkt na lezing een fascinerende geschiedenis te zijn van de opkomst van onze informatiemaatschappij. Wel zijn er enkele kanttekeningen te plaatsen bij het bereik van het boek en de methodiek. De lezer zou haast gaan denken dat de archiefkast na ongeveer 1920 alleenheerser was op kantoor, maar hoe zit het met het doorwerken van de oudere methoden van archivering - wat wij in Nederland het indicateur- of agendastelsel noemen? Daarnaast zou een internationaal perspectief op sommige plekken welkom zijn geweest: hoe verliep de opmars van de archiefkast in andere delen van de wereld? Hoe sijpelden concepten als systeem en efficiëntie door in andere maatschappijen dan de Amerikaanse? Hoe verliepen er de ontwikkelingen in arbeidsdeling en genderverhoudingen op kantoor? Daarnaast schrijft Robertson vooral over het bedrijfsleven en kapitalistische logica, maar wordt er amper aandacht besteed aan ontwikkelingen bij de overheden. Deze omissie wordt niet benoemd, laat staan verklaard.

Wat betreft bronmateriaal heeft Robertson veel fraaie en sprekende brochures en andere reclameuitingen opgediept uit verschillende archieven. De keerzijde is dat het tegelijkertijd vooral deze bronnen zijn op basis waarvan hij zijn (soms vergaande) conclusies trekt; ander materiaal als bijvoorbeeld egodocumenten, romans en films zouden zijn analyses hebben kunnen staven dan wel nuanceren.

Oude en nieuwe informatietechnologie

In het nawoord lezen we dat de archiefkast in de tweede helft van de twintigste eeuw symbool kwam te staan voor informatieovervloed, bureaucratie en inefficiëntie - precies tegenovergesteld aan de eerste decennia van zijn bestaan. De analoge informatietechnologie van de archiefkast werd op een gegeven moment ingehaald door de digitale informatietechnologie.

Wel zien we de geschiedenis zich herhalen waar het gaat om granulaire zekerheid: honderd jaar geleden werd kennis steeds meer opgedeeld in kleinere brokjes informatie, nu wordt die informatie opgedeeld in kleinere brokjes data om te dienen als grondstof voor onze maatschappij en economie. De computer blijft vooralsnog zorgen voor revoluties in de organisatie van informatie, maar de archiefkast zorgde voor de eerste revolutie.

Inventaris =/= toegankelijk

6-4-2021

In mijn blog Archief en datavisualisatie stelde ik al de vraag of we als archivarissen al tevreden moeten zijn met de publicatie van een genummerde lijst van beschrijvingen van bestanddelen (een inventaris). Uiteindelijk is ons werkelijke doel om archief toegankelijk te maken. De vraag is of deze methode van alweer meer dan een eeuw oud nog steeds de meest geschikte methode is.

Recentelijk las ik het artikel The Historical Hazards of Finding Aids (2019) dat op deze materie aansluit. Het gaat erg uit van de Amerikaanse situatie en gaat wel erg diep in op bijv. de historische ontwikkeling van de EAD-standaard, maar bevat een hoop interessants voor de Nederlandse archivaris. De samenvatting:

Rode draad in het artikel: inventarissen werden in de loop der tijd verheven van middel tot doel. Daarbij werd het eigenlijke doel - toegang tot archief - uit het oog verloren. Een funeste ontwikkeling, vooral bezien in het licht van de moderne mogelijkheden met data. Dat begon al vroeg. Met de introductie van de computer in het archiefwezen stond niet de vraag centraal hoe de mogelijkheden ervan de toegankelijkheid van archieven konden verbeteren, maar hoe de inventaris het beste kon worden vertaald naar een digitale omgeving. (p. 11-12)

De auteur gaat ook uitvoerig in op de ontwikkeling van de EAD-standaard (Encoded Archival Description), waarmee voor archieven werd vastgelegd hoe die in XML dienden te worden vastgelegd in een structuur. Bij de ontwikkeling van de standaard leidde dezelfde tunnelvisie zoals hierboven beschreven echter tot een standaard waarbij een archieftoegang nog steeds meer werd gezien als een document dan als een verzameling datapunten: [EAD] prioritized prose over discrete data storage. (p. 20)

Kleine terzijde. In het artikel trof ik ook nog het volgende aan: One of the most obvious negative impacts of finding aids on EAD was the continued conflation of the encoding of metadata with presentation and display. Archivists often encoded description based on to how they expected it to display in a web browser, not how it could be best managed, a process Shaw called “encoding to the stylesheets.” (p. 20) Hier ken ik helaas ook nog voorbeelden van.. Het gevolg van dergelijke praktijken is dat je data niet op orde is en daarmee onbruikbaar voor uitwisseling, analyse of hergebruik.

Maar blijkbaar zijn kritieken op de verheven status van inventaris niet alleen van recente tijden. Al in 1984 werd er gepleit voor kritisch gebruikersonderzoek, want inventarissen waren at best intramural communications written by one archivist to be read by another. (p. 23) De kritische geluiden zijn wat algemener geworden en tegenwoordig wordt er degelijk gebruikersonderzoek verricht om te polsen wat onze gebruikers nodig hebben en van ons verwachten. Maar de status van de inventaris als primaire vorm van toegang tot onze archieven blijft vooralsnog relatief onaangetast.

De auteur van het artikel pleit - dit zal geen verrassing zijn - voor meer datagericht werken. En om ons eindelijk los te worstelen van het inventaris-paradigma. Daarbij is het natuurlijk niet nodig om 100 jaar aan archiefpraktijk te zien als achterhaald om vervolgens overboord te gooien. Nee, ik stel me zo voor dat het nieuwe paradigma het oude in zich opneemt. Concreet zou je je een database of collectiebeheersysteem moeten voorstellen waarin zowel (1) de beschrijvingen van de klassieke inventaris zijn opgenomen als (2) de verzameling van datapunten waarmee het archief op een zeer gestructureerde en daarmee (her)bruikbare manier is beschreven. Op die manier (1) kan de klassieke inventaris worden gegenereerd: als prose voor de liefhebber of als stukje archiefgeschiedenis en (2) kunnen de (linked) data worden bevraagd, hergebruikt en verrijkt als onderdeel van het semantische web.

Nog concreter: een beschrijving als Akte, waarbij keizer Karel V als graaf van Holland en Zeeland vidimus geeft van de brieven van Aelbrecht van Beieren (1396), Johan van Beieren (1421), Jacoba van Beieren (1428) en Philips van Bourgondiën (1428), inhoudende bevestiging der rechten der stad Nijmegen op de tollen in Holland en Zeeland (link) kan worden vertaald naar een reeks van linked data-statements als "[URI record] [creator-predicaat] [https://www.wikidata.org/wiki/Q32500]", "[URI record] [documenttype-predicaat] [https://data.cultureelerfgoed.nl/term/id/cht/e3cde916-fba3-4cd9-967a-fa975dd76aea]", etc. Deze linked data-statements worden in de database opgeslagen, parallel en gekoppeld aan de oude beschrijvingen.

Het eerste grootboek van Rockefeller

6-3-2018

Citaat uit B. Barber, De infantiele consument : hoe de markt kinderen bederft, volwassenen klein houdt en burgers vertrapt (Amsterdam 2007), p. 88-89:

[Rockefeller wist] het bijhouden van de financiële administratie tot een sacrale bezigheid te verheffen en de meest banale momenten in zijn alledaagse commerciële leven te adelen. De dag waarop hij zijn eerst aanstelling kreeg als assistent-boekhouder bij de firma Hewitt en Tuttle (26 september 1855), herdacht hij ieder jaar als ‘baandag’. De grootboeken van de dubbele boekhouding, die hem in staat stelden een rationele greep te krijgen op de chaos van de vroege kapitalistische olie- en goederenmarkten, werden ‘heilige boeken die een richtsnoer waren bij beslissingen en je behoedden voor tot fouten leidende emoties’. Zijn eerste grootboek kreeg mettertijd het karakter van een ‘gewijde relikwie’.

Zodra archief en archivering een waarde krijgt op een ander gebied dan bedrijfsvoering, verantwoording of historische reconstructie, zoals bij bovenstaand citaat, veer ik even op. Altijd interessant. Ik kan alleen niet zeggen dat ik een vergelijkbaar sentiment heb bij mijn eerste inventaris.

Archief en datavisualisatie

28-2-2018

Bij een toegang op een archief denkt men in het algemeen aan tekst. Stukken tekst in specifieke ISAD-velden, stukken tekst met een nummer ervoor, et cetera. Ook de analyse van archief bij verwerving is een tekstuele aangelegenheid. Dit terwijl een beeld vaak meer zegt dan duizend woorden, zo gaat althans het gezegde.

Datavisualisatie

Recentelijk ben ik me gaan inlezen op het gebied van visualisatie en archief. Met visualisatie bedoel ik specifieker: datavisualisatie. Met de toenemende digitalisering van bronnen en toegangen in de praktijk van archieven neemt ook de hoeveelheid data toe waartoe de archiefinstelling zich dient te verhouden; ook in de aanvoer van archief speelt data een grotere rol. Datavisualisatie is een manier om gegevens inzichtelijk te maken; men denke aan grafieken, diagrammen, treemaps en stroomschema’s. Met het toenemende belang van (big/open) data neemt ook de noodzaak van datavisualisatie toe.

Mij zijn vooralsnog weinig voorbeelden bekend van archiefinstellingen die gebruik maken van visualisaties om collecties te duiden, voor zichzelf of voor bezoekers. Dat terwijl hier wellicht veel te halen valt, op meerdere deelgebieden van ons vak. (Een mij bekende uitzondering betreft de visualisatie van de collectie van het Nationaal Archief in de tentoonstelling Het Geheugenpaleis. Als iemand meer voorbeelden weet, laat vooral een reactie achter!)

Visualisatie binnen archieftoegangen

De standaard archieftoegang is een genummerde lijst (voorbeeld). Als we als archivarissen ons tot doel stellen om de archiefgebruiker zoveel mogelijk interpretatiemogelijkheden te bieden, waarom laten we het dan hierbij? Waarom presenteren we een archieftoegang niet als een web, zoals die met applicaties als LodLive wordt gegenereerd? (Voorwaarde is dan wel dat je data gestructureerd is conform RDF.) En waarom niet bijvoorbeeld grafieken of diagrammen genereren om duidelijk te maken wat de geografische spreiding is van het materiaal, de omvang, de temporele spreiding, et cetera?

Hieromtrent vond ik interessante voorbeelden/ideeën bij het project ArchivesZ en in het artikel Conceptual Data Visualization in Archival Finding Aids.

Acquisitie en analyse van digitaal archief

De verwerving van digitaal archief staat nog in de kinderschoenen. Sommige archiefinstellingen zijn er hands-on mee begonnen; andere kijken voorlopig de kat uit de boom. Voorafgaand aan de opname van archief in de collectie wordt het materiaal geanalyseerd; in een digitale context gebeurt dat bijvoorbeeld door middel van een bestands- en mappenanalyse met DROID of met behulp van Archivematica. Een dergelijke analyse levert veel data op die gebruikt kan worden om te bepalen of het archief van waarde kan zijn, hoe compleet of gestructureerd het is, etcetera. Visualisatie van de gegevens kan helpen bij het analyseren van het verworven archief.

Zie ook het artikel Visualization for Archival Appraisal of Large Digital Collections.

Aber jetzt?

Het staat vast dat data belangrijker worden als grondstof voor (her)gebruikers van onze archieven; en daarmee ook de noodzaak om deze data interpreteerbaar te houden dan wel te maken. Bovenstaande toepassingen van datavisualisatie houd ik in ieder geval in gedachten voor de (nabije) toekomst. Misschien zijn er meer interessante mogelijkheden binnen de context van archieven?

Kolonisatie en archivering

29-4-2017

Het aanmaken en archiveren van documenten is een activiteit die is ingebed in een maatschappelijke context. Het zijn activiteiten die er zelfs door worden bepaald. Een leuk voorbeeld dat ik tegenkwam:

Bron: Ketelaar, ‘Prolegomena to a Social History of Dutch Archives’ in: A. Blok e.a. (red.), A Usable Collection (2014) p. 43-44.

Door verschillen in economische context/ideologie, verschilden de vroegmoderne koloniale machten in de manier waarop ze geld wilden verdienen in/aan de Nieuwe Wereld. De documenten die ze vormden om gevolg te geven aan hun economisch beleid weken daarom af in vorm en inhoud; hetzelfde gold vervolgens voor de resulterende archieven.

Hermans’ totale administratie

19-7-2013

Ik zeg:

– Het is een gek idee dat er van al die miljarden dingen die er op aarde gebeurd zijn en gebeuren, op den duur geen spoor overblijft.

Hij:

– Maar een even gek idee zou het zijn als er ergens een administratie van zou bestaan.

Ik:

– In zo’n administratie zou alles beschreven moeten worden wat er van seconde tot seconde op de wereld gebeurt: een golf die te pletter slaat tegen een pier, regendruppels die vallen, alles wat de drie miljard mensen doen en denken, iedere bloem die ontluikt en verdort, met afmetingen, geografische lengte, geografische breedte, kleur, en gewicht.

– Waarom alleen van onze wereld? Ook de precieze geschiedenis van het heelal zou moeten worden opgetekend. Een dergelijke administratie zou een heelal op zichzelf worden, een duplicaat van ons heelal.

Ik:

– Twee heelallen, maar dat zou nog niet voldoende wezen. Ook de geschiedenis van de administratie zou weer moeten worden geadministreerd: een derde heelal. En zo verder. Oneindig veel heelallen en niets zou ermee gewonnen worden, geen enkel raadsel opgelost.

– Ja, Wittgenstein heeft gezegd: de feiten horen alle alleen maar tot de opgave, niet tot de oplossing. Het mystieke is niet hoe de wereld is, maar dat zij is.

Uit: W.F. Hermans, Nooit meer slapen (1966).