Principekwesties: Context

28-2-2024

(Mijn bijdrage voor de rubriek "Principekwesties", Archievenblad (2023, nr. 1))

In de vorige editie besteedden we aandacht aan het respect des fonds-principe: de bewijs- en (historisch) informatiewaarde van archief hangt samen met de context waarin het is gecreëerd en gebruikt. En de moderne definitie van archief is ‘procesgebonden informatie’, informatie die alleen geïnterpreteerd kan worden dankzij zijn relatie met het (werk)proces. Archief onderscheidt zich juist door de binding ervan aan zijn context. Maar wat bedoelen we eigenlijk als we het hebben over context?

Het begrip ‘context’ is een relatieve nieuwkomer in ons vakgebied. Het is van oorsprong een begrip uit de taalwetenschap. Het begrip had toen een vrij strikte betekenis: een tekst die betekenis geeft aan een andere tekst. Vanaf de jaren ’60 vindt het begrip ook ingang in andere wetenschappelijke disciplines zoals de filosofie en de sociologie, en vanaf de jaren ’90 in de archivistiek. De betekenis verbreedde tot: de totale omgeving die betekenis aan geeft aan iets.

Het eerste hoofdstuk van de Handleiding refereerde al aan de ontstaanscontext: ‘Een archief is het geheel der geschreven, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten’ . Maar context beschouwen we inmiddels een stuk breder. De vraag doemt dan wel op: hoe breed eigenlijk? Het laatste woord over dit problem of context is nog niet uitgesproken. Hans Hofman noemde dit treffend het ‘uitdijend heelal van context’. Hij heeft een bruikbaar model gemaakt om het contextbegrip af te bakenen. Hij onderscheidt drie soorten context: (1) de (klassieke) ontstaanscontext (onderverdeeld in functionele, organisatorische, juridische, procedurele en technische context), (2) de context van het beheer (beheersregime, samenhang tussenarchiefstukken en (alweer) technische context) en (3) de context van het gebruik.

Daarnaast kent archief ook een bredere context die invloed uitoefent op bovengenoemde soorten context. Mensen creëren, beheren en gebruiken namelijk archief binnen een bepaalde sociaal-culturele context die effect heeft op hun denken en handelen. Het begrijpen van die historisch veranderlijke context helpt bij het begrijpen van de ontstaanscontext, de beheerscontext en de gebruikscontext van archief en uiteindelijk van het archiefstuk zelf.

Door automatisering en digitalisering is het contextbegrip meer gangbaar geworden in de archiefwereld. De reden hiervoor is het verschil tussen digitaal en analoog archief. Waar de context van het papieren archiefstuk vaak is af te lezen van het stuk zelf (denk aan stempels, aantekeningen, de fysieke plaatsing), geldt dat niet voor het digitale archiefstuk; de context moet eerder worden gevonden in het informatiesysteem (en het bredere archiveringssysteem). Het definiëren en (incrementeel) vastleggen van de context is daarmee een dringender zaak geworden.

The Filing Cabinet (recensie)

14-4-2022

(Recensie van mijn hand, Archievenblad (2022, nr. 2)

Soms zien we er nog eentje ergens staan: zo'n robuuste metalen archiefkast. Een reliek uit het verleden waar we verder niet veel intellectuele aandacht aan besteden. In zijn fascinerende boek The Filing Cabinet: A Vertical History of Information toont auteur Craig Robertson aan dat dit onterecht is. Zijn steling is dat de geschiedenis van de 20e eeuw wordt bepaald door de geschiedenis van informatie, en dat de geschiedenis van informatie in de 20e eeuw niet te schrijven is zonder de archiefkast te behandelen.

Verticaliteit, integriteit en kastlogica

Robertson behandelt eerst de materiële eigenschappen van de archiefkast in drie hoofdstukken over verticaliteit, integriteit en kastlogica (cabinet logic). Het boek begint met de parallel tussen de archiefkast en de wolkenkrabber: beide werden in het begin van de 20e eeuw gezien als symbolen van kapitalisme, efficiëntie en moderniteit. Er is niet alleen een gedeelde symboliek, maar ook een gedeelde logica: uniforme, modulaire en dus gestructureerde opstapeling ten behoeve van toegankelijkheid en consistentie. De verticaliteit diende de efficiëntie. De introductie van de archiefkast markeerde ook een ommezwaai in de organisatie en indeling van kantoorruimten en in de functie en vorm van het individuele bureau.

In de vele reclameuitingen die de auteur opvoert spelen de betrouwbaarheid en integriteit van de archiefkast een grote rol. Allereerst blijkt dat uit de nadruk op de constructie (staal in plaats van hout; Built Like a Skyscraper). Ten tweede uit de bezwering dat de losse stukken - voorheen gebundeld in boeken - veilig op hun plaats zouden blijven. Dit was belangrijk voor verantwoording en bewijsvoering: voorheen werd de integriteit van informatie gegarandeerd door de onomkeerbare bundeling van stukken in boeken, na de introductie van losbladige registers en archiefkasten moest die integriteit worden gewaarborgd door de consistentie en kwaliteit van het (archiverings)systeem.

Vervolgens gaat Robertson in op het interieur van de archiefkast, specifieker op de uitvinding en ontwikkeling van scheidingswanden, compressors, dossiermappen, tabs en de standaardisering van papierafmetingen. Deze nieuwe technologieën moesten de inhoud van de archiefkast segmenteren (kastlogica) en dienden de verticale organisatie van informatie en de integriteit ervan.

Granulaire zekerheid

Het begrip granulaire zekerheid (granular certainty) staat centraal in het vierde hoofdstuk en blijft een vitale rol spelen in de rest van het boek: er wordt de logica mee bedoeld dat des te meer iets wordt gesegmenteerd in kleinere eenheden, des te groter de reductie in benodigde menselijke kennis in de omgang ermee en des te efficiënter het (werk)proces. De logica is dezelfde als die van eigentijdse fenomenen als het scientific management van Frederick Taylor en de lopende band van Henry Ford. In het kader van archivering betekende granulaire zekerheid het hanteerbaar maken van kennis en het omvormen ervan tot uniforme eenheden, tot informatie. Dit zodat het beter opgeslagen, gevonden, begrepen en aan elkaar gekoppeld kon worden binnen een (archiverings)systeem. Op die manier vergrootten bedrijven de controle over productie, distributie en consumptie. De informatietechnologie die dit mogelijk maakte was de archiefkast.

De volgende drie hoofdstukken gaan dieper in op de uitwerking van deze moderne ideeën over systeem, efficiëntie en granulaire zekerheid op het arbeidsproces, genderverhoudingen en het huishouden. De archiefkast werd gezien als een machine, als een 'automatisch geheugen': het was niet meer nodig om informatie te onthouden of zelfs om te onthouden waar deze informatie is te vinden, want de logica van de archiefkast en het archiveringssysteem dicteerden waar de informatie zich bevond. Voor de arbeidsdeling in deze tijd betekende dit het ontstaan van een nieuwe klasse van ongeschoolde kantoorarbeiders, steeds vaker meisjes en vrouwen. De disciplinering van (witte, vrouwelijke, ongeschoolde) kantoorarbeiders aan de hand van ideeën over systeem, efficiëntie en procedure betekende een opvoeding in middenklassewaarden. In zijn laatste hoofdstuk laat Robertson zien hoe die ideeën doorwerkten in het huishouden. Uiteraard in de opslag van persoonlijke papieren, maar ook in andere vormen van opslag zoals keukenkasten en in de organisatie van het huishouden zelf. Systeem, efficiëntie, procedure, granulaire zekerheid: Robertson toont aan dat deze ideeën, die ten grondslag lagen aan de ontwikkeling van de archiefkast, dermate sterk resoneerden dat ze doorwerkten tot in de privésfeer.

Bereik en methodiek

Dit op het eerste gezicht eigenaardige boek over een onbeduidend object blijkt na lezing een fascinerende geschiedenis te zijn van de opkomst van onze informatiemaatschappij. Wel zijn er enkele kanttekeningen te plaatsen bij het bereik van het boek en de methodiek. De lezer zou haast gaan denken dat de archiefkast na ongeveer 1920 alleenheerser was op kantoor, maar hoe zit het met het doorwerken van de oudere methoden van archivering - wat wij in Nederland het indicateur- of agendastelsel noemen? Daarnaast zou een internationaal perspectief op sommige plekken welkom zijn geweest: hoe verliep de opmars van de archiefkast in andere delen van de wereld? Hoe sijpelden concepten als systeem en efficiëntie door in andere maatschappijen dan de Amerikaanse? Hoe verliepen er de ontwikkelingen in arbeidsdeling en genderverhoudingen op kantoor? Daarnaast schrijft Robertson vooral over het bedrijfsleven en kapitalistische logica, maar wordt er amper aandacht besteed aan ontwikkelingen bij de overheden. Deze omissie wordt niet benoemd, laat staan verklaard.

Wat betreft bronmateriaal heeft Robertson veel fraaie en sprekende brochures en andere reclameuitingen opgediept uit verschillende archieven. De keerzijde is dat het tegelijkertijd vooral deze bronnen zijn op basis waarvan hij zijn (soms vergaande) conclusies trekt; ander materiaal als bijvoorbeeld egodocumenten, romans en films zouden zijn analyses hebben kunnen staven dan wel nuanceren.

Oude en nieuwe informatietechnologie

In het nawoord lezen we dat de archiefkast in de tweede helft van de twintigste eeuw symbool kwam te staan voor informatieovervloed, bureaucratie en inefficiëntie - precies tegenovergesteld aan de eerste decennia van zijn bestaan. De analoge informatietechnologie van de archiefkast werd op een gegeven moment ingehaald door de digitale informatietechnologie.

Wel zien we de geschiedenis zich herhalen waar het gaat om granulaire zekerheid: honderd jaar geleden werd kennis steeds meer opgedeeld in kleinere brokjes informatie, nu wordt die informatie opgedeeld in kleinere brokjes data om te dienen als grondstof voor onze maatschappij en economie. De computer blijft vooralsnog zorgen voor revoluties in de organisatie van informatie, maar de archiefkast zorgde voor de eerste revolutie.

Inventaris =/= toegankelijk

6-4-2021

In mijn blog Archief en datavisualisatie stelde ik al de vraag of we als archivarissen al tevreden moeten zijn met de publicatie van een genummerde lijst van beschrijvingen van bestanddelen (een inventaris). Uiteindelijk is ons werkelijke doel om archief toegankelijk te maken. De vraag is of deze methode van alweer meer dan een eeuw oud nog steeds de meest geschikte methode is.

Recentelijk las ik het artikel The Historical Hazards of Finding Aids (2019) dat op deze materie aansluit. Het gaat erg uit van de Amerikaanse situatie en gaat wel erg diep in op bijv. de historische ontwikkeling van de EAD-standaard, maar bevat een hoop interessants voor de Nederlandse archivaris. De samenvatting:

Archivists have traditionally understood access through finding aids, assuming that—through creating them—they are effectively providing access to archival materials. This article is a history of finding aids in American archival practice that demonstrates how finding aids have negatively colored how archivists have understood access. It shows how finding aids were originally a compromise between resource constraints and the more familiar access that users expected, how a discourse centered on finding aids hindered the standardization of archival description as data, and how the characteristics of finding aids as tools framed and negatively impacted the Encoded Archival Description (EAD) standard. It questions whether finding aids are a productive or useful framework for understanding how archivists provide access to collections.

Rode draad in het artikel: inventarissen werden in de loop der tijd verheven van middel tot doel. Daarbij werd het eigenlijke doel - toegang tot archief - uit het oog verloren. Een funeste ontwikkeling, vooral bezien in het licht van de moderne mogelijkheden met data. Dat begon al vroeg. Met de introductie van de computer in het archiefwezen stond niet de vraag centraal hoe de mogelijkheden ervan de toegankelijkheid van archieven konden verbeteren, maar hoe de inventaris het beste kon worden vertaald naar een digitale omgeving. (p. 11-12)

De auteur gaat ook uitvoerig in op de ontwikkeling van de EAD-standaard (Encoded Archival Description), waarmee voor archieven werd vastgelegd hoe die in XML dienden te worden vastgelegd in een structuur. Bij de ontwikkeling van de standaard leidde dezelfde tunnelvisie zoals hierboven beschreven echter tot een standaard waarbij een archieftoegang nog steeds meer werd gezien als een document dan als een verzameling datapunten: [EAD] prioritized prose over discrete data storage. (p. 20)

Kleine terzijde. In het artikel trof ik ook nog het volgende aan: One of the most obvious negative impacts of finding aids on EAD was the continued conflation of the encoding of metadata with presentation and display. Archivists often encoded description based on to how they expected it to display in a web browser, not how it could be best managed, a process Shaw called “encoding to the stylesheets.” (p. 20) Hier ken ik helaas ook nog voorbeelden van.. Het gevolg van dergelijke praktijken is dat je data niet op orde is en daarmee onbruikbaar voor uitwisseling, analyse of hergebruik.

Maar blijkbaar zijn kritieken op de verheven status van inventaris niet alleen van recente tijden. Al in 1984 werd er gepleit voor kritisch gebruikersonderzoek, want inventarissen waren at best intramural communications written by one archivist to be read by another. (p. 23) De kritische geluiden zijn wat algemener geworden en tegenwoordig wordt er degelijk gebruikersonderzoek verricht om te polsen wat onze gebruikers nodig hebben en van ons verwachten. Maar de status van de inventaris als primaire vorm van toegang tot onze archieven blijft vooralsnog relatief onaangetast.

De auteur van het artikel pleit - dit zal geen verrassing zijn - voor meer datagericht werken. En om ons eindelijk los te worstelen van het inventaris-paradigma. Daarbij is het natuurlijk niet nodig om 100 jaar aan archiefpraktijk te zien als achterhaald om vervolgens overboord te gooien. Nee, ik stel me zo voor dat het nieuwe paradigma het oude in zich opneemt. Concreet zou je je een database of collectiebeheersysteem moeten voorstellen waarin zowel (1) de beschrijvingen van de klassieke inventaris zijn opgenomen als (2) de verzameling van datapunten waarmee het archief op een zeer gestructureerde en daarmee (her)bruikbare manier is beschreven. Op die manier (1) kan de klassieke inventaris worden gegenereerd: als prose voor de liefhebber of als stukje archiefgeschiedenis en (2) kunnen de (linked) data worden bevraagd, hergebruikt en verrijkt als onderdeel van het semantische web.

Nog concreter: een beschrijving als Akte, waarbij keizer Karel V als graaf van Holland en Zeeland vidimus geeft van de brieven van Aelbrecht van Beieren (1396), Johan van Beieren (1421), Jacoba van Beieren (1428) en Philips van Bourgondiën (1428), inhoudende bevestiging der rechten der stad Nijmegen op de tollen in Holland en Zeeland (link) kan worden vertaald naar een reeks van linked data-statements als "[URI record] [creator-predicaat] [https://www.wikidata.org/wiki/Q32500]", "[URI record] [documenttype-predicaat] [https://data.cultureelerfgoed.nl/term/id/cht/e3cde916-fba3-4cd9-967a-fa975dd76aea]", etc. Deze linked data-statements worden in de database opgeslagen, parallel en gekoppeld aan de oude beschrijvingen.

Het eerste grootboek van Rockefeller

6-3-2018

Citaat uit B. Barber, De infantiele consument : hoe de markt kinderen bederft, volwassenen klein houdt en burgers vertrapt (Amsterdam 2007), p. 88-89:

[Rockefeller wist] het bijhouden van de financiële administratie tot een sacrale bezigheid te verheffen en de meest banale momenten in zijn alledaagse commerciële leven te adelen. De dag waarop hij zijn eerst aanstelling kreeg als assistent-boekhouder bij de firma Hewitt en Tuttle (26 september 1855), herdacht hij ieder jaar als ‘baandag’. De grootboeken van de dubbele boekhouding, die hem in staat stelden een rationele greep te krijgen op de chaos van de vroege kapitalistische olie- en goederenmarkten, werden ‘heilige boeken die een richtsnoer waren bij beslissingen en je behoedden voor tot fouten leidende emoties’. Zijn eerste grootboek kreeg mettertijd het karakter van een ‘gewijde relikwie’.

Zodra archief en archivering een waarde krijgt op een ander gebied dan bedrijfsvoering, verantwoording of historische reconstructie, zoals bij bovenstaand citaat, veer ik even op. Altijd interessant. Ik kan alleen niet zeggen dat ik een vergelijkbaar sentiment heb bij mijn eerste inventaris.

Archief en datavisualisatie

28-2-2018

Bij een toegang op een archief denkt men in het algemeen aan tekst. Stukken tekst in specifieke ISAD-velden, stukken tekst met een nummer ervoor, et cetera. Ook de analyse van archief bij verwerving is een tekstuele aangelegenheid. Dit terwijl een beeld vaak meer zegt dan duizend woorden, zo gaat althans het gezegde.

Datavisualisatie

Recentelijk ben ik me gaan inlezen op het gebied van visualisatie en archief. Met visualisatie bedoel ik specifieker: datavisualisatie. Met de toenemende digitalisering van bronnen en toegangen in de praktijk van archieven neemt ook de hoeveelheid data toe waartoe de archiefinstelling zich dient te verhouden; ook in de aanvoer van archief speelt data een grotere rol. Datavisualisatie is een manier om gegevens inzichtelijk te maken; men denke aan grafieken, diagrammen, treemaps en stroomschema’s. Met het toenemende belang van (big/open) data neemt ook de noodzaak van datavisualisatie toe.

Mij zijn vooralsnog weinig voorbeelden bekend van archiefinstellingen die gebruik maken van visualisaties om collecties te duiden, voor zichzelf of voor bezoekers. Dat terwijl hier wellicht veel te halen valt, op meerdere deelgebieden van ons vak. (Een mij bekende uitzondering betreft de visualisatie van de collectie van het Nationaal Archief in de tentoonstelling Het Geheugenpaleis. Als iemand meer voorbeelden weet, laat vooral een reactie achter!)

Visualisatie binnen archieftoegangen

De standaard archieftoegang is een genummerde lijst (voorbeeld). Als we als archivarissen ons tot doel stellen om de archiefgebruiker zoveel mogelijk interpretatiemogelijkheden te bieden, waarom laten we het dan hierbij? Waarom presenteren we een archieftoegang niet als een web, zoals die met applicaties als LodLive wordt gegenereerd? (Voorwaarde is dan wel dat je data gestructureerd is conform RDF.) En waarom niet bijvoorbeeld grafieken of diagrammen genereren om duidelijk te maken wat de geografische spreiding is van het materiaal, de omvang, de temporele spreiding, et cetera?

Hieromtrent vond ik interessante voorbeelden/ideeën bij het project ArchivesZ en in het artikel Conceptual Data Visualization in Archival Finding Aids.

Acquisitie en analyse van digitaal archief

De verwerving van digitaal archief staat nog in de kinderschoenen. Sommige archiefinstellingen zijn er hands-on mee begonnen; andere kijken voorlopig de kat uit de boom. Voorafgaand aan de opname van archief in de collectie wordt het materiaal geanalyseerd; in een digitale context gebeurt dat bijvoorbeeld door middel van een bestands- en mappenanalyse met DROID of met behulp van Archivematica. Een dergelijke analyse levert veel data op die gebruikt kan worden om te bepalen of het archief van waarde kan zijn, hoe compleet of gestructureerd het is, etcetera. Visualisatie van de gegevens kan helpen bij het analyseren van het verworven archief.

Zie ook het artikel Visualization for Archival Appraisal of Large Digital Collections.

Aber jetzt?

Het staat vast dat data belangrijker worden als grondstof voor (her)gebruikers van onze archieven; en daarmee ook de noodzaak om deze data interpreteerbaar te houden dan wel te maken. Bovenstaande toepassingen van datavisualisatie houd ik in ieder geval in gedachten voor de (nabije) toekomst. Misschien zijn er meer interessante mogelijkheden binnen de context van archieven?

Kolonisatie en archivering

29-4-2017

Het aanmaken en archiveren van documenten is een activiteit die is ingebed in een maatschappelijke context. Het zijn activiteiten die er zelfs door worden bepaald. Een leuk voorbeeld dat ik tegenkwam:

[..] in the New World, the colonizing powers had different cultural definitions of basic economic interests: taxing land (the English), or taxing people (the Spanish), or trading goods (the Dutch). These archivalization factors caused the creation of different types of records: the English kept survey maps, the Spanish censuses, the Dutch commercial data. These different record types reinforce the limited colonial gaze which focuses on land, people, or goods. For, as James Scott writes in Seeing like a state, “there are virtually no other facts for the state than those that are contained in documents”.

Bron: Ketelaar, ‘Prolegomena to a Social History of Dutch Archives’ in: A. Blok e.a. (red.), A Usable Collection (2014) p. 43-44.

Door verschillen in economische context/ideologie, verschilden de vroegmoderne koloniale machten in de manier waarop ze geld wilden verdienen in/aan de Nieuwe Wereld. De documenten die ze vormden om gevolg te geven aan hun economisch beleid weken daarom af in vorm en inhoud; hetzelfde gold vervolgens voor de resulterende archieven.

Hermans’ totale administratie

19-7-2013

Ik zeg:

– Het is een gek idee dat er van al die miljarden dingen die er op aarde gebeurd zijn en gebeuren, op den duur geen spoor overblijft.

Hij:

– Maar een even gek idee zou het zijn als er ergens een administratie van zou bestaan.

Ik:

– In zo’n administratie zou alles beschreven moeten worden wat er van seconde tot seconde op de wereld gebeurt: een golf die te pletter slaat tegen een pier, regendruppels die vallen, alles wat de drie miljard mensen doen en denken, iedere bloem die ontluikt en verdort, met afmetingen, geografische lengte, geografische breedte, kleur, en gewicht.

– Waarom alleen van onze wereld? Ook de precieze geschiedenis van het heelal zou moeten worden opgetekend. Een dergelijke administratie zou een heelal op zichzelf worden, een duplicaat van ons heelal.

Ik:

– Twee heelallen, maar dat zou nog niet voldoende wezen. Ook de geschiedenis van de administratie zou weer moeten worden geadministreerd: een derde heelal. En zo verder. Oneindig veel heelallen en niets zou ermee gewonnen worden, geen enkel raadsel opgelost.

– Ja, Wittgenstein heeft gezegd: de feiten horen alle alleen maar tot de opgave, niet tot de oplossing. Het mystieke is niet hoe de wereld is, maar dat zij is.

Uit: W.F. Hermans, Nooit meer slapen (1966).